Syarat Prosedur Pembuatan Akta Notaris dan Pengertiannya

Mari kita mengenal lebih jauh tentang : macam macam akta notaris, cara membuat akta notaris, isi akta notaris, jenis jenis akta fungsi akta…

Pengertian Akta Notaris

Akta notaris adalah akta (surat/dokumen autentik) yang dikeluarkan oleh Notaris berdasarkan Pasal 1870 KUHPer dan Pasal 165 HIR (Herzien Inlandsch Reglement). Akta notaris menjadi alat bukti yang autentik dalam setiap perbuatan hukum (salah satunya bukti kepemilikan). Akta notaris ini memiliki kekuatan hukum yang jelas karena telah diatur dalam peraturan perundang-undangan atau peraturan hukum yang baku. terkecuali jika akta notaris tersebut cacat hukum.

Dasar Hukum Akta Notaris

Sebagai dokumen yang autentik, sudah pasti akta notaris memiliki dasar hukum yang mengikatnya, yaitu Pasal 1868 KUHPer. Pasal tersebut berbunyi “Sebuah akta autentik adalah akta yang dibuat dengan bentuk yang sesuai aturandalam undang-undang dan/dihadapan pejabat umum yang memiliki kewenangan tersebut di tempat pembuatan akta tersebut”. Selain itu, ada pula Pasal 1 angka (7) Undang-Undang Jabatan Notaris yang berisi aturan dalam penyusunan akta notaris.

Syarat Akta Notaris yang Autentik

Untuk menjadi sebuah akta autentein yang diakui oleh hukum, akta notaris harus lah mengikuti syarat-syarat yang mengikat pembuatan akta tersebut. Syarat-syarat dalam akta notaris tersebut adalah sebagai berikut.

• Adanya identitas pihak-pihak yang terkait dengan akta notaris.
• Adanya saksi dengan jumlah dua orang yang menyaksikan pembuatan akta notaris.
• Mencantumkan tanda tangan pihak-pihak yang terkait.
• Mencantumkan tempat dan tanggal dibuatnya akta notaris.
• Mengikuti aturan pembuatan akta notaris yang berlaku.

Syarat-syarat akta notaris yang autentik harus lah memenuhi syarat formil dan syarat materil. Syarat-syarat materil akta notaris, diantaranya sebagai berikut.

1. Adanya kesepakatan antara kedua belah pihak.
2. Memiliki kecakapan untuk melakukan perbuatan hukum. Asas ini memiliki arti orang yang sudah dewasa dan memiliki pemikiran yang sehat.
3. Terdapat suatu obyek dalam suatu perjanjian harus lah memuat sesuatu hal/tindakan ataupun barang yang jelas.
4. Terdapat kuasa yang halal. Dalam Pasal 1335 KUHPer, suatu perjanjian yang tidak bertentangan dengan aturan hukum yang berlaku.

Prosedur Pembuatan akta Notaris

Prosedur penysunan akta notaris harus sesuai dengan aturan. Prosedur penyusunan yang tepat adalah sebagai berikut.

1. Mengunakan kertas putih yang berukuran ½ halaman A3 dengan berat kertas kurang lebih 80 gr (gram).
2. Menggunakan font courier new untuk komputer/huruf pica untuk mesin ketik.
3. Hanya terdiri 30 baris per halaman dengan batas tulisan atas 2 cm dan bawah 3 cm.
4. Menyediakan tempat untuk renvoi dan jarak tulisan hanya 7 cm dari tepi kiri kertas.

Penggunaan font tersebut sudah menjadi aturan yang baku sehingga tidak dapat diganti dengan jenis font lainnya meskipun jenis font sekarang ini sudah semakin banyak.

Isi akta notaris harus lah disusun dalam sistematika yang sesuai agar legal di mata hukum sebagai dokumen autentik. Isi akta notaris sendiri harus mencakup segala hal yang ingin diperkarakan oleh pemohon. Selain itu, juga perlu mencakup berbagai keperluan (identitas dan sebagainya) yang berkaitan dengan pihak-pihak yang terkait dalam akta notaris.

Sistematika Membuat Akta Notaris

Susunan/sistematika pembuatan akta notaris telah diatur dalam aturan perundang-undangan. Sistematika/syarat formil yang sesuai dengan aturan perundang-undangan adalah sebagai berikut.

1. Setiap akta terdiri dari:
2. Awalan akta/kepala akta
3. Badan akta
4. Akhiran/penutup akta
5. Awalan akta/kepala akta
6. Judul akta
7. Nomor akta
8. Jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun
9. Nama lengkap dan tempat kedudukan notaris
10. Badan akta
11. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, kewarganegaraan, pekerjaan, jabatan, kedudukan, tempat tinggal pemohon daa/atau orang yang diwakili
12. Keterangan mengenai kedudukan yang bertindak sebagai pemohon
13. Isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan pihak yang memiliki kepentingan
14. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir serta pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal setiap saksi
15. Akhiran/penutup akta
16. Penjelasan tentang pembacaan akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf m/Pasal 16 ayat (7)
17. Penjelasan tentang penandatanganan dan tempat/penerjemahan akta (jika ada)
18. Nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempat tinggal dari setiap saksi
19. Penjelasan mengenai ada tidaknya perubahan yang terjadi dalam pembuatan akta, baik berupa penambahan, pencoretan, dan penggantian serta jumlah perubahannya.
20. Dalam akta pengangkatan notaris pengganti, notaris pengganti khusus maupun pejabat sementara notaris, selain memuat ketentuan seperti yang dimaksud dalam ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), akta tersebut juga wajib memuat nomor dan tanggal pengangkatan serta pejabat yang mengangkatnya.

Hak Pihak-pihak dalam Akta Notaris

Dalam pembuatan akta notaris, terdapat tiga pihak yang terkait didalamnya, yaitu pemohon, notaris dan para saksi.

• Hak pemohon:
• Pemohon berhak mendapatkan pelayanan yang baik dari pihak notaris.
• Pemohon berhak memberikan tuntutan kepada notaris jika terjadi kesalahan atau kelalaian dalam pembuatan akta notaris.
• Hak Notaris:
• Dalam pembuatan akta, notaris berhak mendapatkan pembayaran atas jasa pembuatan akta notaris.
• Hak Saksi:
• Saksi berhak mendapatkan perlindungan hukum, jika terjadi kelalaian atau kesalahan dalam akta notaris yang menyebabkan timbulnya tuntutan dari pemohon.

Kewajiban Pihak-pihak dalam pembuatan Akta Notaris

Berikut ini adalah kewajiban-kewajiban yang harus dipenuhi oleh para pihak yang bersangkutan dalam akta notaris.

• Pemohon:
• Memberikan persyaratan yang diperlukan dalam rangka pembuatan akta notaris.
• Meluangkan waktu untuk bertemu dan berkonsultasi dengan notaris berkaitan dengan pembuatan akta.
• Memenuhi keseluruhan pembiayaan dalam pembuatan akta notaris.
• Notaris:
• Memberikan layanan pembuatan akta notaris dengan sebaik-baiknya.
• Menjaga kerahasian informasi yang tertera dalam akta notaris.
• Saksi:
• Memberikan identitas yang benar untuk memenuhi keperluan dalam pembuatan akta notaris.
• Menghadiri pertemuan yang berkaitan dengan pembuatan akta notaris.

Larangan dalam Pembuatan Akta Notaris

Dalam membuat akta notaris, kesesuaian dengan aturan menjadi hal yang paling penting. Hal tersebut disebabkan adanya kekhawatiran terjadi cacat hukum yang membuat akta notaris tersebut tidak sah di mata hukum. Dan akta yang tidak sah tersebut hanya akan memiliki kekuatan di bawah tangan saja.

Pengecualian Dalam Pembuatan Akta Notaris

Pada pembuatan akta notaris, tidak terdapat pengecualian dalam pemenuhan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh suatu akta notaris agar dapat diakui sebagai akta autentik. Syarat-syarat tersebut harus dipenuhi secara keseluruhan karena hal tersebut telah diatur di dalam peraturan perundang-undangan.

Sanksi dalam Pembuatan Akta Notaris

Akta notaris yang merupakan akta autentik tidak boleh terdapat kesalahan atau kelalaian di dalam pembuatannya. Apabila terdapat kesalahan dalam pembuatannya sehingga tidak sesuai dengan aturan yang tertera dalam undang-undang, maka unsur sebagai akta autentik seperti yang diatur dalam Pasal 1868 BW tidak lah terpenuhi. Akibatnya, akta notaris tersebut tidak memiliki kekuatan secara hukum sebagai dokumen pembuktian melainkan menjadi pembuktian akta di bawah tangan. Pembuktian akta di bawah tangan hanya dapat memiliki kekuatan hukum secara penuhi jika mendapatkan pengakuan dari orang-orang/pihak-pihak yang turut menandatangani akta tersebut, ahli warisnya ataupun orang-orang yang mendapatkan hak mereka.

Jika kelalaian tersebut menimbulkan kerugian bagi orang-orang/pihak-pihak yang berkepentingan terhadap akta notaris tersebut, maka pihak-pihak yang dirugikan dapat menuntut biaya dan kerugian berikut dengan bunganya kepada notaris yang bersangkutan.

 Macam-macam Akta Notaris

Berikut ini macam-macam akta notaris.

• Pendirian Perseroan Terbatas (PT)  termasuk perubahannya
• Pendirian Yayasan
• Pendirian Badan Usaha
• Kuasa untuk menjual
• Perjanjian sewa menyewa/perjanjian jual beli
• Keterangan hak waris
• Wasiat
• Pendirian CV, termasuk perubahannya
• Pengakuan Utang/perjanjian kredit/pemberian hak tanggungan
• Perjanjian kerja sama/kontrak kerja
• Segala jenis perjanjian yang tidak dapat dikuasakan kepada pejabat lainnya

Biasanya setelah pembuatan akta, Notaris meberikan juga Cover Note, selain pembuatan akta, Notaris juga memiliki kewenangan lain seperti Legalisasi, Waarmerking  dan untuk  pembuatan akta jual beli tanah  diberikan kewenangannya kepada PPAT